Планирование и проектирование

В последнее время стало доступно и популярно оформлять проекты для получения гранта. Несмотря на то, что написание проекта - непростой процесс (особенно для тех, кто займется этим впервые), это возможность по-новому посмотреть на Вашу организацию, ее цели и задачи.

Чтобы в вашей голове не возникло путаницы, необходимо помнить, грант написать невозможно, его можно только получить. А получить его можно только, написав хороший проект. Поэтому в дальнейшем мы будем говорить о том, как написать хороший проект, представив который «донору», можно получить грант.

Основная цель подачи заявки на грант – привлечение средств для практического осуществления проекта, основная цель проекта – внедрение инноваций, возможность апробации и реализации ваших творческих идей.

Открытая Интернет-энциклопедия «Википедия» дает следующую формулировку понятия «проект»:

Прое́кт — это уникальная (в отличие от операций) деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определённого результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги, при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиям к качеству и допустимому уровню риска.

Термин проект происходит от латинского слова projectus, что в переводе означает «брошенный вперед», «выступающий», «выдающийся вперёд», «торчащий».

Другими словами:

Проект – это последовательность шагов по эффективной реализации задуманной идеи в конкретные сроки с привлечением оптимальных средств и ресурсов. Проект всегда направлен на решение проблемы, в которой оказались целевые группы, реальные и потенциальные пользователи, общественность.

Проект – это нерутинная, неповторяющаяся, уникальная деятельность с определённым сроком, бюджетом, механизмом реализации.

Социальный проект – это проект, направленный на решений проблем и противоречий, возникающих в обществе.

Рекомендации по написанию проекта

Хороший проект должен быть ясным и точным.

Описание проекта должен быть простым и ясным.

Избегайте:

• чересчур сложных грамматических конструкций и ни о чём не говорящих слов; 
• длинных сложноподчиненных предложений; 
• сослагательных наклонений и перегруженности терминологией;
• жаргонных слов, и малоизвестных сокращений;
• негативные предложения с частицей «не»;
• возвратные глаголы («проект осуществляется», «намечаются мероприятия» и т.п.), вместо этого употребите или активные глаголы или краткие причастия («проект будет осуществлён», «запланированы следующие мероприятия»);
• повторяющихся рассуждений типа «Проблема состоит в том, что в нашей организации нет электронной почты. Подключение к электронной почте решит проблему». Лучше покажите, какова связь между тем, что Вы получите доступ к электронной почтой, и деятельностью по проекту;
• написание проекта от первого лица, это вызывает мысль о Вашей самонадеянности. Используйте третье лицо. Уж тем более не пишите проект от второго лица, это по меньшей мере бессмысленно и вызывает недоумение: зачем апеллировать к мнению его читателя? Вообще, используйте слова и фразы, которые покажут равенство Ваших со спонсором взаимоотношений. Всячески привлекайте внимание спонсора к тому, что Вы рассматриваете грант не как дар, а как своего рода инвестиции в будущее. 
• не заостряйте внимание на проблемах. Лучше опишите возможности, которые появятся в результате выполнения проекта.
• точность и аккуратность оформления. Неприятно и трудно читать «слепой» текст, размазанные и непронумерованные страницы, разбирать нечёткую печать или связываться по несуществующему или неверно указанному телефону. Пожалейте экспертов: они тоже люди.

Написание проекта

Структура описания проекта можно представить как обыкновенную структуру школьного сочинения:

• Введение
• Основная часть с подпунктами и бюджетом
• Заключение

Введение

Опишите, какую организацию Вы представляете и в какой сфере она работает. Объясните в общих чертах изменения, которые произойдут в результате выполнения проекта и как они отразятся на жизни сообщества.

Умение подать проект в правильном свете - важное и сложное дело. Показать его значимость и важность для общества - важный шаг в проведении подготовительной работы по проекту.

Основная часть

Постановка и обоснование проблемы проекта

Изложите проблему, используя количественные и качественные показатели. Именно здесь будет видна необходимость Вашего проекта.

Здесь необходимо показать, как и почему возникает проблема (или потребность) целевой аудитории и почему именно ваша организация сможет ее решить. В постановке проблемы (определении потребности) нужно опираться на конкретные данные, цифры, факты.

Цель и задачи

Поставьте цель и определите задачи Вашего проекта.

Цель – достаточно общее утверждение, демонстрирующее тип проблемы и заявляющее о необходимости её решения.

Словарь определяет цель как “предмет стремления”. Смысл постановки цели состоит в том, чтобы определить, что является предметом вашего стремления (желаемая ситуация в будущем), с тем чтобы затем выработать план мероприятий для его достижения. Этот процесс носит название целевого планирования. Ясность целей позволяет четко определить конечную задачу для всей деятельности в рамках программы, а также провести оценку осуществления проекта.

Задачи – конкретные, поддающиеся измерению шаги по достижению цели. Они определяют Ваши действия.

При анализе проектных задач важно учитывать, насколько эти задачи адекватны выбранным для их решения методам с экономической и организационной точки зрения.

Задачи проекта всегда связаны с поставленной проблемой и указывают на промежуточные и итоговые результаты проекта.

Задачи проекта (обычно не более двух-трех в проекте) должны быть направлены на достижение определенных результатов (здесь уместны глагольные формы: создать ..., объединить ..., изменить ..., улучшить ...). За задачами всегда стоят ожидаемые результаты. Поэтому при постановке задач важно учитывать и планировать количественные и/или качественные изменения ситуации.

В больших проектах лучше чётко формулировать и даже нумеровать задачи, что облегчит их восприятие.

Определение цели проекта

Критерии SMART. Цель должна быть:

• конкретной (Specific), 
• измеримой (Measurable), 
• ориентированной на действие (Action-oriented), 
• реалистичной (Realistic), 
• ограниченной по времени (Time-limited).

Specific (специфика): Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.

Measurable (измеримость): Если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.

Achievable (достижимость): Цели используются в качестве стимула для решения каких-то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперёд за счёт достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни. Стоит ставить достаточно сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь ввиду, что они должны быть достижимыми.

Realistic (реалистичность): Цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый от этого результат, то этот час можно провести попивая кофе или просто болтая.

Timely (своевременность): Любая цель должна быть выполнима в определённом временном измерении.

Определение порядка действий

Это ключевой и важный процесс, результатом которого является утвержденный календарный план проекта (часто его называют еще планом-графиком, календарным графиком, планом управления проектом). Цель календарного планирования – получить точное и полное расписание проекта с учетом работ, их длительностей, необходимых ресурсов, которое служит основой для исполнения проекта.

Для того чтобы «увязать» сроки работ по проекту, их продолжительность и зависимости, сегодня во всем мире менеджеры проектов используют простой и вместе с тем полезный инструмент календарного планирования – диаграмму Ганта (иногда пишется «диаграмма Гантта»). Диаграмма Ганта – это наглядное представление календарного плана-графика проекта, в котором расположен иерархический перечень всех работ проекта (СДР), и календарь с конкретными датами.

Диаграмма Ганта для этапов реализации проекта

Диаграмма Ганта для отдельных действий

Разработка календарного плана

Составление календарного плана-графика проекта включает в себя несколько аспектов. Мы должны спланировать сроки и длительности работ, определить их последовательность и взаимосвязи, подумать о необходимых ресурсах, учесть стоимость этих работ и ресурсов. В дальнейшем, когда проект перейдет на стадию исполнения, то есть практической реализации запланированных действий, именно по этому плану-графику мы отслеживаем ход выполнения работ. И, если что-то в проекте пойдет не так, можно, сверив с первоначальным планом проекта, внести соответствующие изменения.

Таким образом, календарное планирование - это сложный, но очень важный процесс, позволяющий моделировать проект и получать в итоге оптимальный вариант календарного плана-графика проекта с оптимальными сроками. И помните: хорошо спланировано – наполовину сделано.

Методы оценки/обратная связь

Тут Вы должны пояснить, как Вы собираетесь оценивать успех выполнения проекта. Включите конкретные методы оценки степени эффективности проекта. Это необходимо для того, чтобы можно было понять, насколько удалось достичь поставленных в проекте задач. Оценка может проводиться разными путями, используя количественные и качественные показатели. Оценка проводится для того, чтобы Вы и Ваша организация еще раз убедились, на сколько успешно продвигается выполнение задач, предусмотренных в проекте

Разработайте методы внутренней и внешней оценки проекта. Методы внутренней оценки нужны Вам для корректировки проекта во время его выполнения. Методы внешней оценки необходимы грант-менеджеру для проверки продвижения проекта.

В ходе осуществления проекта ведется его мониторинг, цель которого - установить, способствует ли выполнение проекта достижению поставленных перед ним целей. Если нет, принимаются меры по возвращению проекта в нужное русло.

Планируя оценку результативности проекта, важно:

1. Еще раз проанализировать задачи проекта.
2. Выявить целевую аудиторию проекта (исполнители и участники) и учесть их мнения и пожелания.
3. Определиться с тем, что будет доминировать в оценке процесс или результат.
4. Знать, нужно ли привлекать «посторонних» экспертов.
5. Решить, следует ли делать сравнительный анализ затрат и результатов в данном проекте.
6. Уточнить, каким образом будут собраны необходимые для оценки проекта факты, данные, мнения.
7. Выбрать методы анализа (статистический, интервью, анкетирование).
8. Определить форму, в которой будут подготовлены и распространены результаты экспертизы (отчет, брошюра, конференция).

Бюджет проекта

Бюджет проекта – это смета предполагаемых целевых расходов, необходимых для осуществления проекта. Следует учесть, что бюджет в заявке на грант – логическое продолжение проекта, его финансовое обоснование.

Составляйте бюджет после того, как напишите проект. Бюджет должен включать достоверную проверенную финансовую информацию.

Включите в бюджет следующие категории (не обязательно все):

• Штатное расписание (заработная плата); 
• Консультанты; 
• Командировочные: проезд, суточные, гостиница; 
• Прямые затраты: аренда помещения, телефон, телеграф, почтовые затраты, коммунальные услуги; 
• Оборудование: автомобиль, компьютер, факс, ксерокс, принтер; 
• Профессиональная подготовка; 
• Другие выплаты.

Информация об организации и Заключение

Информация об организации

Обычно такой информацией завершают описание. Понятно, что у Вас возникает естественное желание поместить её в начало документа. Но не поддавайтесь этому искушению, сначала изложите всё, что доказывает необходимость решения поставленной Вами проблемы, а уж затем покажите, что Вы и Ваша организация в состоянии её решить. Не надо много говорить о Вашей организации, Вы можете просто приложить свой проспект или брошюру или другой информационный материал. Подготовьте текст не более чем на две страницы, в котором расскажите о Вашей истории, опыте и основном виде деятельности (если последнее необходимо) и как он соответствует предлагаемому Вами проекту. Опишите свою аудиторию или круг своих пользователей, проблемы, с которыми Ваши пользователи сталкиваются и как они их решают при Вашей помощи. Если есть какие-то яркие примеры тому, упомяните о них.

Заключение

Как всякий логичный документ, каждый проект должен обязательно заканчиваться заключением. Хорошо бы здесь упомянуть о судьбе проекта после его завершения. Можете включить сюда несколько мыслей, наталкивающих донора на мысль о продолжении финансирования Вашего проекта. Но, пожалуйста, помните: донор не собирается усыновлять Вашу организацию. Вместо этого лучше опишите способы продолжения функционирования проекта после окончания его финансирования по гранту. В этом месте также хорошо бы ещё раз напомнить, что Ваш проект чрезвычайно важен и что Ваша организация хочет и может его выполнить. Не бойтесь добавить сюда немного эмоций для пущего убеждению донора в необходимости поддержать Ваш проект

Проект написан?..

В таком случае, будьте внимательны и отправляйте требуемое количество экземпляров вашего проекта.

Соблюдайте крайний срок подачи заявок. Вся Ваша работа – насмарку, если Вы не соблюли этот срок.

Теперь Вы уверенны, что сделали всё, чтобы Ваш проект был самым уникальным, самым необходимым и самым логичным на свете. Вы разработали систему мероприятий, реализация которых может помочь не только исполнению Вашего проекта, но двинуть вперёд прогресс всего человечества. Вы поставили все необходимые подписи и печати и соблюли все формальные требования, необходимые для того, чтобы Ваш проект приняли. Вы отправили наконец свой проект в срок, и фонд принял его. Что дальше?

Факт принятия Вашего проекта к рассмотрению совсем не означает, что Вам теперь остается сидеть и ждать денег на Ваш расчётный счёт. У разных спонсоров процесс вынесения решения по представленным к грантовому финансированию проектам разный; следовательно, разнятся и сроки рассмотрения. При рассмотрении Вашего проекта донорская организация, куда Вы направили свой проект, может попросить Вас или сторонних консультантов представить дополнительные материалы.

Если Вы выиграли, используйте Ваш проект для отсылок к нему в своих будущих проектах. Учитесь не только на ошибках, но и на успехах! Стройте свои будущие проекты по образцу и подобию успешного.

Фонд может вынести решение «профинансировать частично» или «профинансировать полностью»:

• «профинансировать частично»

Что ж, это победа, но лишь отчасти. Впереди Вас ждет кропотливая работа по исправлению мелких, но трудоемких деталей, которые не устраивают экспертов. В основном это работа с бюджетной составляющей проекта.

• «профинансировать полностью»

Примите поздравления с полной победой! Вы её заслужили!

Но если Вы думаете, что всё кончилось, то Вы глубоко ошибаетесь! Всё ещё только начинается. Вы подпишете контракт со спонсором и обязаны будете следовать тому, что написано в нём и в Вашем проекте.

В контракте обычно указываются сроки выделения финансов и сроки предоставления отчётности по выделенным финансам. Обычно фонды не разрешают использовать выделенные Вам финансы на неуказанные в Вашем бюджете расходы. Поэтому будьте внимательны при составлении бюджета проекта!

Будьте внимательны и не нарушайте сроков отчётности и нецелевого использования грантовых денег. Вы можете попасть в «чёрный список», и никто никогда Вам больше денег не даст.

В процессе исполнения Вашего проекта не бойтесь консультироваться со спонсором по поводу возможных замен в Вашей команде, переносов сроков проведения мероприятий и отчётности: жизнь есть жизнь. Если Вы ведёте честную игру, Вам всегда пойдут навстречу.

Если Вы не выиграли грант, не унывайте! Старайтесь, учитесь и ждите праздника на Вашу улицу. Он обязательно придёт!

Попросите от фонда письменное либо устное разъяснение причин Вашей неудачи, изучите и исправьте слабые места Вашего проекта. Не бойтесь потратить лишнее время сейчас, чтобы потом достичь поставленной цели. Учитесь на своих ошибках. Люди, которые пишут замечательные проекты, никогда не теряли веру в правильность выбора и делали попытки снова и снова. Только кропотливой работой и большим терпением Вы добудете победу.

Отказ может означать, что Вы не соответствуете условиям программы/конкурса или Ваша организация не входит число организаций, которые данный донор поддерживает. Вы могли невнимательно ознакомиться с условиями данной программы и/или конкретного конкурса. В этом случае, не теряйте времени и ищите спонсора, который поддержит Вас.

НИКОГДА НЕ ВЫБРАСЫВАЙТЕ ПРОЕКТ, В ФИНАНСИРОВАНИИ КОТОРОГО ВАМ ОТКАЗАЛИ!

Несмотря на то, что проекты, как правило, пишутся с оглядкой на условия определённой программы/конкурса, отдельные их части могут служить «строительным материалом» для будущих проектов.