Планирование личного времени

Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные

Дуайт Эйзенхауэр

Многие исследователи указывают на то, что первым шагом к эффективному управлению временем является осознание того, что невозможно выполнить все задачи, возникающие в повседневной практике. Единственным выходом может стать расстановка приоритетов и выполнение лишь наиболее необходимых дел.

2 плодотворных дела = 8 не сделанным

Согласно этому правилу приоритеты устанавливаются по двум критериям - срочности и важности.

«To Do» план

Подсчитать, сколько времени будет затрачено на все дела. Есть ли реально столько времени в дне на эти дела? Если 24 часа в сутках: 8 часов – сон, 3-4 часа – домашние дела, гигиена; 6 часов – учеба, 6-8 часов – остальные дела.

Время – деньги. Год - 3000 рабочих минут

Время – вечная проблема. Часы позволяют человеку планировать свое время. Составь распорядок своего дня. Чтобы тебе было легче подчиняться собственному распорядку, советую поинтересоваться у любого делового человека, насколько больше он успевает сделать за день, придерживаясь определенного расписания, а не существуя стихийно. Ты, наверное, будешь удивлен: вдвое, втрое, скажет тот, кто привык экономить время. Сухомлинский давал своим ученикам такой совет: «Вставайте пораньше, делайте уроки до начала занятий. На свежую голову, дело идет куда быстрее». И кроме того, ты учишь, а часы напоминают: не опоздай в школу, укладывайся в отведенное время. Это дисциплинирует и не позволяет отвлекаться. А третье – самое главное преимущество – увеличивается свободное время. Появляются 2-3 лишних часа во второй половине дня. Можно, конечно, сказать, что ты будешь не досыпать. Но Сухомлинский ответил так: полтора часа дневного сна весьма полезны и гарантируют норму.

«Точность – вежливость королей!» Деловой человек не имеет права злоупотреблять чужим временем, и впустую растрачивать свое.

В году 300 000 рабочих минут. У больших цифр есть своя магия. Если ты сэкономил 5 минут за день, то много это или мало? В месяце 25 рабочих дней, экономия по пять минут в день, за месяц набежит 125 минут, 2 часа с хвостиком. Это время кинофильма или поездки в Прокопьевск и обратно.

Когда цитируешь, сразу пиши источник, автора, потом сэкономишь время, не придется искать. Можно привести массу примеров из повседневной жизни.

Деловой человек просто не имеет права надеяться на «авось». Время не позволяет.

Часы – инструмент твоего раскрепощения! Будешь более организованным – избавишься от понуканий и наставлений родителей. Большинство людей делают ошибку, говоря начну новую строго регламентированную жизнь с Нового года, так ничего не получится! Лучше, приказывай себе: читаю 30 минут – время истекло – стоп! И никаких поблажек! Начав с пустяков, ты приучишь себя укладываться в определенные рамки.

Попробуй в течение недели записывать упущенное тобой время за день. Например, сколько ты потратил времени на не самые необходимые телефонные разговоры. Подведешь итог, ужаснешься!

Вы распечатываете и ставите себе на рабочий стол небольшой календарик-пинарик (от слова "пинать"). Отличие этого календарика от обычного: над графиком текущего года изображен список цифр - годы от вашего рождения примерно до текущего; под графиком - от текущего где-нибудь до 2030-2050, в зависимости от вашего возраста и уровня оптимизма. Заведя пинарик, вы берете карандаш и с толком, с чувством, с расстановкой, один за другим вычеркиваете прожитые годы. Можно - с лирическими воспоминаниями. Затем таким же манером вычеркиваете прожитые дни и месяцы текущего года. Пинарик готов к употреблению. Каждое утро, приступая к работе, зачеркивайте половину наступившего дня. Вечером - вторую половину. Держите пинарик на видном месте, заглядывайте в него почаще, особенно в нижнюю строчку. Совершенно верно, это очень похоже на армию - только там время "материализуют", чтобы было легче ждать, а здесь - чтобы лучше видеть, как утекают драгоценные дни вашей жизни. Можете поверить, больше недели "обработки пинариком" никто не выдерживал - методы работы начинают меняться стремительно, а эффективность - расти. Причем на первых порах даже делать ничего не нужно - все происходит само.

Запомните: дефицита времени нет. У нас много времени, чтобы сделать все, что мы по-настоящему хотим. Если вы, как многие люди, слишком заняты, чтобы успешно работать, то имейте в виду, что есть множество людей, которые гораздо более заняты, чем вы, но успевают сделать больше, чем вы.

«Величайшая победа – это победа над самим собой!» Воспитывай себя, свою волю, будь любознательным и учись.

Воля

Волевые процессы характеризуются своеобразным усилием, направленным на преодоление препятствий, которые ставит на пути к достижению сознательно поставленной цели.

Вся деятельность человека произвольна. Этим она и отличается от поведения животных. Отдаленность целей, их общественная значимость, сильное стремление к их достижению, решительность – вот что определяет высокие качества воли. Говорят: сильные волей переплывают море жизни, а слабые в нем купаются.

Простейшим волевым процессом является волевое действие, в котором достигается цель.

Борьба мотивов – это и есть чаще всего борьба между «не хочу» и «надо».

Воспитание воли

Очень часто волю воспитывают нелепыми, а иногда опасными мероприятиями (ходьба по карнизу, прыжок из окон 2 этажа) – это не правильно.

Гораздо сложнее воспитывать волю, воспитывая у себя стремление, несмотря ни на какие трудности, добиваться поставленной разумной цели. Тогда и тренировка воли будет приносить пользу (определять порядок дня, делать зарядку). Добиваясь поставленной цели – тренируешь волю. «Бороться и искать, найти и не сдаваться!»

Система управления временем Б.Франклина

Бенджамин Франклин (1706-1790) – известный американский учёный, изобретатель, писатель, философ и государственный деятель, эдакий американский Ломоносов. Как он успевал заниматься всеми этими делами сразу? Рассказывают, что он столкнулся с острой нехваткой времени, и тогда он изобрёл систему управления временем, которая позволила ему действовать в несколько раз эффективнее обычного человека. В рамках этого курса мы постараемся кратко изложить суть его системы, чтобы и Вы могли использовать её для управления своим личным временем.

Системы хронометража, которым учат на многих курсах управления временем, «направлены назад» – в их основе лежит учёт уже использованного, отработанного времени, это своего рода дневник того, что сделано. Система Франклина же «направлена вперёд» – она работает с тем, что должно быть сделано. Глобальная задача дробится на подзадачи, те – на ещё более мелкие подзадачи. Визуально эту систему можно отобразить в виде ступенчатой пирамиды, а процесс её применения – как процесс строительства этой пирамиды.

1. Сначала укладывается массивное основание пирамиды, служащее опорой для всех остальных этажей. Главные жизненные ценности (чего человек хочет от жизни).

Человек определяет свои жизненные ценности. Для одного это материальный достаток и уверенность в завтрашнем дне. Для другого – благополучная семья, любящая жена и счастливые дети. Для третьего – слава и высокий социальный статус. Для четвёртого – власть. Для пятого – познание. Для шестого – служение во имя человечества… Список можно продолжать до бесконечности, тем более что обычно у человека есть некое множество жизненных ценностей. Этап определения жизненных ценностей является наиболее важным в построении пирамиды – если на этом этапе будет допущена ошибка (например, человек выберет «познание» и «служение людям», хотя на самом деле для него важны в первую очередь «известность» и «высокий социальный статус»), то впоследствии его неизбежно постигнет разочарование. Итак, первым делом надо составить список жизненных ценностей, причём не надо бояться потратить на это слишком много времени – важно хорошо обдумать список. Необходимо убедиться, что выбранные ценности не противоречат друг другу.

2. Следующий этап – построение второго этажа пирамиды, опирающегося на первый. Глобальная цель (достойная цель творческого человека).

Исходя из составленного списка, человек должен решить, чего он хочет добиться. Некоторые ещё называют этот этап «выбором Достойной Цели». Например, если кто-то считает, что для него наиболее важны «известность», «власть» и «высокий социальный статус», он может решить, что он хочет стать президентом США. Надо поставить перед собой глобальную цель. Важно убедиться, что выбранная цель действительно отвечает всем жизненным ценностям из составленного на предыдущем этапе списка.

3. Третий этаж пирамиды опирается на второй. Генеральный план достижения цели.

Составляется генеральный план – что, по большому счёту, необходимо, чтобы достичь поставленной на предыдущем этапе цели. Например, для того, чтобы стать президентом США, надо сперва стать губернатором штата или мэром одного из крупных городов США, надо иметь партийную и/или финансовую поддержку, надо быть известным публике блестящим оратором, надо иметь незапятнанную репутацию, надо быть солидным женатым человеком, надо получить высшее образование в престижном учебном заведении и т.п. Так и пишется план. Поставив перед собой цель, следует составить генеральный план достижения цели.

4. Четвёртый этаж пирамиды – долгосрочный (на несколько лет) промежуточный план с указанием конкретных целей и конкретных сроков.

Весьма важно указать, достижению, какого именно (каких именно) пункта генерального плана способствует достижение данной конкретной цели. Ещё более важно указание конкретного срока – если человек говорит себе: «Когда-нибудь я обязательно куплю машину» (напишу книгу, пойду учиться в университет…), он может тянуть годами и в результате так и не достигнуть цели, но если он назначает себе конкретный срок, он значительно увеличивает шансы добиться своего. Например, если человек планирует стать президентом и знает, что для этого нужно иметь высшее образование, он может включить в свой пятилетний план следующий пункт: «До конца 200х года закончить с отличием Гарвардский Университет по специальности "социология и политология" – это, во-первых, даст мне требуемое высшее образование, и, во-вторых, я смогу завести знакомства с важными для меня людьми». Итак, следует составить план на ближайшие 4–5 лет, задавшись вопросом: «Что я могу сделать в ближайшие годы для достижения целей, намеченных в генеральном плане?» В плане важно указать конкретные цели и конкретные сроки с точностью до нескольких месяцев, а также указать, какому пункту генерального плана отвечает достижение данной цели.

5. Пятый этаж – краткосрочный (на срок от нескольких недель до нескольких месяцев) план.

Глядя на долгосрочный план, человек спрашивает себя: «Что я могу сделать в ближайшие недели или месяцы, чтобы достичь той или этой цели?» Пункты долгосрочного плана разбиваются на более конкретные задачи. Например, если в долгосрочном плане стоит пункт: «Окончить Гарвардский Университет», то в краткосрочный план войдут такие пункты, как «Подать документы в Гарвардский Университет», «Пройти курсы по подготовке к экзаменам» и т.п. Следует составить план на срок от 2–3 недель до 2–3 месяцев и, как и на предыдущем этапе, указать конкретные сроки с точностью до нескольких дней.

6. Наконец, шестой этаж пирамиды – это план на один день.

Составляется он, как нетрудно догадаться, на основе краткосрочного плана – малые задачи решаются целиком за один день, более крупные разбиваются на подзадачи. Например, задача «Подать документы в Гарвардский Университет» разбивается на такие подзадачи, как «Выяснить, какие документы и кому надо подать», «Оформить необходимые документы», «Отослать документы» и «Убедиться, что документы получены», каждую из которых можно назначить на какой-то определённый день. Обычно план на день не просто составляется за день до того, а складывается из списка различных дел, которые были назначены на этот день в течение нескольких предыдущих недель, зачастую в него также вносятся коррективы в течение дня. Составляя план на день, желательно указать время выполнения для каждой задачи.

Как Вы понимаете, все эти планы отнюдь не являются чем-то неизменным – наоборот, рекомендуется регулярно пересматривать их:

• План на день скорее всего будет изменён Вами несколько раз в течение дня.
• Краткосрочные планы рекомендуется пересматривать каждые одну-две недели.
• Долгосрочные планы должны пересматриваться раз в четыре-шесть месяцев.
• Генеральный план следует пересматривать раз в год.

Раз в год рекомендуется критически взглянуть и на поставленную Вами глобальную цель – привлекает ли она Вас по-прежнему? Не хотите ли Вы внести какие-то коррективы? Тогда же стоит попытаться переосмыслить записанные Вами жизненные ценности.

В рамках одного дня используется другой способ управления временем. Все задачи делятся на три категории: первоочередные, второстепенные и малозначительные.

Как явствует из названия, первоочередными являются задачи, не терпящие отлагательства – кровь из носа, но решить! Второстепенными являются задачи, которые также желательно решить как можно быстрее, но не произойдёт ничего страшного, если, в крайнем случае, они будут задержаны на день-два (впрочем, если тянуть с решением второстепенной задачи слишком долго, она может перейти в разряд первоочередных).

Наконец, малозначительными считаются задачи, которые надо когда-нибудь решить (хорошо бы, конечно, сегодня), но сроки не поджимают и, если сегодня нет времени, то можно отложить их на завтра, на послезавтра или на начало следующего месяца. В течение дня человек должен выделять время в порядке приоритетов – сперва заняться первоочередными задачами, когда они будут решены – перейти к второстепенным, и только если останется время, он может заняться делами малозначительными.

Человек, вдумчиво планирующий свой день, успевает, как правило, решить все первоочередные задачи, зачастую хватает времени и на то, чтобы разобраться с второстепенными, а если повезёт, то и на малозначительные задачи остаётся время. Если же человек не умеет расставить приоритеты, если в течение дня хватается то за одно, то за другое – времени катастрофически не хватает и нередко самое главное дело как раз и остаётся несделанным. Если задача не решена в течение дня, она переносится в план на следующий день. Если же какое-то дело кочует с одной страницы ежедневника на другую, так и оставаясь неоконченным – хорошенько подумайте, нужно ли вообще заниматься этим делом? Если нужно – уверены ли Вы, что правильно определили его приоритет?

Американцы используют специальные ежедневники, позволяющие облегчить использование системы Франклина. Я не знаю, можно ли найти такие дневники в Вашем городе, но Вы без труда можете расчертить подобным образом любой ежедневник.

Первые (либо последние) страницы ежедневника отведены под список жизненных ценностей (1-й этаж пирамиды), описание глобальной цели (2-й этаж) и таблицу для записи генерального плана (3-й этаж).

В начале ежедневника несколько, соответствующим образом размеченных, страниц, выделенных под список целей на год (фактически, долгосрочный план – 4-й этаж).

В начале каждого месяца и/или каждой недели одна страница выделена под таблицу задач на этот период (краткосрочный план – 5-й этаж).

Наконец, для каждого дня отводится своя страница с таблицей для списка задач на день (6-й этаж).

В таблице предусмотрены два специальных столбца – для обозначения приоритета задачи и для обозначения статуса. Эти столбцы следует заполнять по ходу работы и обязательно проверять в конце дня. Зачем они нужны?

Поскольку задачи заносятся в список в произвольном порядке, столбец приоритетов служит для того, чтобы, закончив планирование, Вы чётко видели, за какую задачу Вам следует взяться в первую очередь. Чтобы не спутать приоритет задачи с её порядковым номером, рекомендуется обозначать первоочередные задачи буквой «A», второстепенные – буквой «B» и маловажные – буквой «C».

Столбец статусов служит для того, чтобы Вы видели, что происходит с каждой задачей, выполнена ли она, или же отменена либо отложена. Завершённые дела рекомендуют отмечать птичкой (). Отменённые – по той или иной причине – крестиком (), желательно также вписать причину, по которой задача была отменена. Для отложенных дел запись копируется в план другого дня (чаще всего – следующего), а в графе «Статус» за текущий день рисуется стрелка () и вписывается дата, в план дня которой внесено эта задача. Возможно также выделение разных статусов цветом.

Например, в конце рабочего дня моя табличка может выглядеть вот так:

Это означает, что первая, третья и четвёртая задачи были выполнены, пятая и шестая задачи были отменены, так как они были решены без меня, и, наконец, вторая и седьмая задачи не были выполнены в течение дня, поэтому я перенёс их.

Многие люди, применяющие систему Франклина, отмечают, что она помогает значительно повысить эффективность работы – как за счёт более эффективного управления временем, так и за счёт планирования самой работы.

В заключение следует обратить внимание на то, что использование системы Франклина ни в коей мере не входит в противоречие с применением какой бы то ни было системы хронометража. Наоборот, одновременное использование обеих систем может быть вдвойне эффективно, т.к. позволяет взглянуть и «вперёд», и «назад».