Проектирование. Уровень 2

В проектной деятельности есть одна очень важная составляющая. О ней речь идет и в определении проекта, и при постановке цели и задач, и в анализе. Это составляющая – ВРЕМЯ. Проект, где нет временных рамок для реализации, мы уже даже проектом назвать не сможем. И хотя время – это та самая категория, по отношению к которой мы все равны (каждому дано 24 часа в сутки, 168 часов в неделю), у нас находится масса отговорок, почему задача не была решена в срок. Самая распространенная из них: «Не хватило времени».

В конечном счете, большинство товаров широкого потребления сегодня служат средством экономии времени: мобильные телефоны, полуфабрикаты, аудиокниги. Даже в одежде мы отказываемся от пуговиц, предпочитая кнопки, молнии, липучки. И вот что здесь оказывается важным: нужно научиться использовать все эти блага цивилизации максимально эффективно. И самым верным помощником в решении этой задачи для вас станет не микроволновая печь или личный автомобиль. А знания основ тайм-менеджмента. Вот что можно назвать воистину изобретением века.

Есть еще одна классификация, основанная на количестве людей задействованных в реализации проекта: групповые и индивидуальные.

Пять помощников проекта:

• Зачем? (цели и задачи проекта)

• Что? (основные этапы, стратегия)

• Когда? (время действия проекта)

• Кто? (ответственные)

• Как? (бюджет, ресурсы)

Для полной картины стоит рассмотреть обязательные составляющие проекта:

• Титульный лист

• Пояснение актуальности проблемы

• Цели и задачи проекта

• Механизмы реализации

• Календарный план

• Бюджет проекта

• Ожидаемые результаты

• Критерии оценки эффективности

По критериям S.M.A.R.T. цель должна быть:

• конкретной (Specific),

• измеримой (Measurable),

• достижимой (Achievable),

• ориентированной на результат (Result-oriented),

• ограниченной по времени (Time-limited).

Specific (специфика):­­­­­­­­­­­­ Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.

Measurable (измеримость): Если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.

Achievable (достижимость): Цели используются в качестве стимула для решения каких-то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперёд за счёт достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни. Стоит ставить достаточно сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь ввиду, что они должны быть достижимыми.

Result-oriented (Ориентированность на результат): Цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый от этого результат, то этот час можно провести, попивая кофе или просто болтая.

Timely или Timed (своевременность): Любая цель должна быть выполнима в определённом временном измерении. Цель, c неустановленными сроками - это цель, которая висит в воздухе и так может продолжаться до бесконечности долго. Именно поэтому важно устанавливать сроки для решения тех или иных задач. Чем ближе срок исполнения, тем более важной кажется задача, а с повышением уровня важности увеличивается темп работы. Это известный феномен человеческой психики.

Задачи проекта – это шаги к достижению Цели. Задачи должны быть четко сформулированы и выстроены в логической и временной последовательности их решения.

ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ В ПРОЕКТИРОВАНИИ

Все задачи, связанные с реализацией вашего проекта, должны по максимуму находиться в к2. Понятно, что, как и в другом любом деле, мы не можем гарантировать отсутствие срочных работ, но необходимо обезопасить себя на случай, если такая срочная работа вдруг свалится на вашу голову.

Для начала: заведите ежедневник, где есть календарь и место для записи встреч, заданий, списков дел и целей по проекту. Если хотите, это можно сделать в outlookе или использовать любую другую программу для смартфона или ноутбука (при условии, что вы всегда носите его с собой). Но, если честно, то в книжном обычном варианте ежедневник всегда лучше, он-то точно всегда под рукой. Сначала частые записи в ежедневник могут напрягать, но это дело привычки. Для формирования которой, как говорят ученые, нужно всего 21 день. То есть постепенно вы научитесь вести свой ежедневник и поймёте, как хорошо, когда вы точно знаете у какого друга на этой неделе день рождение и какие дела вам нужно сделать в течении дня. Вы ничего не будете забывать, а станете организованными и аккуратными.

Лучше сделать так: раз в неделю уделяйте 15 минут тому, чтобы спланировать всю неделю, а потом посмотрите, что изменится. Почему именно неделю? Потому что мы считаем неделями. План на день – слишком мало, а на месяц – слишком много.

Вам когда-нибудь приходилось наблюдать эксперимент с камнями? Вы берёте ведро и до половины заполняете его маленькими камешками. Потом сверху кладёте несколько больших камней, но все они в ведро не помещаются. Тогда вы высыпаете все камни и начинаете сначала. Теперь вы кладёте вниз большие камни, а потом – маленькие, которые заполняют пустоту между большими камнями. На этот раз в ведро вошли все камни. Эта разница связна с тем, в каком порядке вы кладёте в ведро камни. Если вы сначала положите маленькие камни, большие не поместятся. Но если сначала вы положите большие, то в ведро поместятся все камни – и большие, и маленькие. Большие камни можно сравнить с самыми важными делами. А маленькие – те мелкие повседневные задачи, которые поглощают ваше время: обычные обязанности, работа, телефонные разговоры и отвлекающие события. Мораль сей сказки такова: если сначала не отвести времени на «большие камни», эти важные дела сделаны не будут.

Поэтому процесс планирования должен состоять из трех шагов:

Шаг 1: Определите «большие камни». Для достижения цели(-лей) проекта, мы ставим с вами разные по сложности и важности задачи. Поэтому, прежде чем перейти от процесса проектирования к процессу реализации, вы должны определить, какие из поставленных задач должны быть выполнены в первую очередь, а какие могут подождать. Какие логично выполнить сегодня, а какие завтра. Вот те, которые безотлагательные и те, которые логичней выполнить сегодня мы и будем называть «большими камнями».

Но, вот что еще важно. Ваша проектная деятельность неотделима от учебной, семейной и от той деятельности, которая направлена на ваш отдых. Поэтому, когда определяете большие камни, подумайте об основных своих ролях. (например роль ученика или роли сына), а затем о двух-трёх вещах, которые ты хочешь сделать на этой неделе в каждой из этих ролей. Планирование своей жизни вокруг ролевых моделей поможет вам поддерживать баланс.

Определяя большие камни на неделю, не слишком увлекайтесь. Будьте реалистами и ограничьтесь 5-7. Три из которых вполне могут быть связаны с вашим проектом.

Шаг 2: Отведите время на «большие камни».

Когда планируете неделю, отводите время на «большие камни», записывая их в ежедневник. Например, вы можете решить, что лучшее время для встречи со спонсором проекта вечер четверга, а бабушке лучше всего позвонить в воскресенье после обеда. Теперь запишите это. Это похоже на предварительный заказ. Если «большой камень» заключается в том, чтобы «на этой неделе ежедневно говорить кому-нибудь один комплимент», и на это дело невозможно отвести определённое время, запишите его в ежедневник на видное место.

Если вы в первую очередь отведёте время на «большие камни», у вас останется время и на прочие повседневные дела. А если и нет, кого это волнует? Лучше выбросить мелкие камешки, чем большие камни.

Шаг 3: Спланируйте остальное.

Когда вы уже записали «большие камни», спланируйте все остальные небольшие дела на этой неделе, ежедневные занятия и встречи. Это «маленькие камни». Возможно, вы захотите посмотреть календарь вперёд и записать будущие события и задачи, например, каникулы, концерт или день рождения.

ЕЖЕДНЕВНО КОРРЕКТИРУЙТЕ СВОИ ПЛАНЫ

Когда у вас уже есть план на неделю, его можно корректировать, возможно, вам придётся переставить местами «большие» и «маленькие камни». Делайте всё возможное, чтобы следовать своему плану, но если даже вы выполните не всё, что запланировали, это не так уж и важно. Даже если вы сделаете треть своих дел, это окажется на треть больше, чем вы успели бы без предварительного плана.

Если метод планирования на неделю кажется вам негибким и сложным, не отказывайтесь от него полностью, просто планируйте поменьше дел. Например, можно запланировать на неделю всего -3 «больших камня», и этого вполне достаточно.

Идея вот в чём: такое простое действие, как предварительное планирование недели, поможет вам сконцентрироваться на больших камнях, а значит, сделать по проекту гораздо больше. Главное, как вы уже поняли, не просто планировать, но еще и контролировать степень выполнения тех или иных задач. И тут очень удобным, а главное наглядным подспорьем служит график Ганта.

И напоследок несколько советов:

• Если цель проекта слишком глобальна, постарайтесь это исправить. Разбейте ее на части.

• Описывайте проект максимально просто. Никому не нужны ваши витиеватые предложения с кучей сложных грамматических конструкций.

• У проекта должно быть два срока сдачи — запланированный (deadline) и желаемый (redline). Эти сроки должны быть разными.

• Распределяйте обязанности. Это позволяет выполнять несколько дел одновременно. И при этом никто вас не обвинит в погоне за двумя зайцами.

• Руководитель проекта должен знать ответственных за этапы, на какой стадии находится проект, какие существуют текущие проблемы.