Проектирование. Уровень 1

«Проект» определяется как последовательная разработка, ограниченная по времени предпринятая для создания уникального продукта или услуги, где слово «последовательная» значит, что любой проект развивается во времени, проходя через определенные этапы (шаги), «Ограниченная по времени» значит, что точно определены даты начала и окончания работ по проекту. Говоря об «уникальности» продукта или услуги, мы подразумеваем, что они имеют заметные отличия от аналогичных продуктов или услуг.

Польза проектирования:

Этот список можно продолжать еще долго, но суть ясна: проектная деятельность полезна всем, как тем, кто ею занимается, так и тем, на кого она направлена.

Успех в современном мире во многом определяется способностью человека организовать свою жизнь как проект: определить дальнюю и ближайшую перспективу, найти и привлечь необходимые ресурсы, наметить план действий и, осуществив его, оценить, удалось ли достичь поставленных целей. Многочисленные исследования, проведенные как в нашей стране, так и за рубежом, показали, что большинство современных лидеров в политике, бизнесе, искусстве, спорте — люди, обладающие проектным типом мышления.

Ведь проекты применяются везде и на любых уровнях, в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности: некоторые продолжаются менее ста часов, другие - более миллиона. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случаях совместных предприятий и партнерства. Для разделения проектов по тематическим группам предлагаю следующую классификацию.

Какие бывают проекты

Конечно, все перечисленные направления деятельности реализуются в каждом проекте. В этом смысле любой проект – исследовательский, точно так же как любой – творческий, ролевый, практико-ориентированный или информационный. Здесь речь идёт не о единственной, а о главной (доминирующей) направленности деятельности участников того или иного проекта.

Принцип проектирования или принцип 5 «П»:

Проблема – Планирование – Поиск – Продукт – Презентация

Некоторые выделяют еще шестое «П» - «портфолио», то есть папка, где собраны все рабочие материалы проекта, в том числе черновики, дневные планы, отчеты, и т.д. Уникальность каждого проекта порождает сложности при его планировании, поскольку зачастую трудно предположить, как в действительности будут достигаться результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, то есть опыт, который используется в дальнейшем при планировании и выполнении следующих проектов. А «Портфолио» впоследствии станет наглядным пособием того, чему вы научились.

Пять помощников проекта:

• Зачем? (цели и задачи проекта)

• Что? (основные этапы, стратегия)

• Когда? (время действия проекта)

• Кто? (ответственные)

• Как? (бюджет, ресурсы)

Для полной картины стоит рассмотреть обязательные составляющие проекта:

• Титульный лист

• Пояснение актуальности проблемы

• Цели и задачи проекта

• Механизмы реализации

• Календарный план

• Бюджет проекта

• Ожидаемые результаты

• Критерии оценки эффективности

О них подробнее.

1. Титульный лист.

   • Название проекта;

   • сроки начала и конца проекта;

   • список рабочей группы (ФИО + контактная информация);

   • полная общая стоимость проекта

Оформляется на отдельном листе.

2. Пояснение актуальность проблемы. Любой проект должен быть направлен на решение какой-либо проблемы. Необходимо учитывать реальные личные возможности и возможности организации при определении проблемы, а также ее актуальность для молодежи и общества в целом. Пред разработкой проекта всегда полезно провести небольшой опрос, действительно ли эта проблема является острой для других людей (т. е. нужно ли это будет кому – то кроме вас).

3. Цели и задачи. Цель проекта – это то, чего вы хотите достичь. Цель проекта – полное или частичное решение поставленной проблемы. Задачи проекта – это шаги к достижению Цели. Задачи должны быть четко сформулированы и выстроены в логической и временной последовательности их решения. Проект может иметь несколько Целей, в таком случае необходимо будет разработать отдельный спектр задач для каждой из поставленных целей.

Помните: цель – это очень важно. По ней будут оценивать весь ваш проект. Для этого существует ряд методик, с помощью которых можно ставить действительно «качественные» цели. Один из самых распространённых и действенных способов - это постановка «умных» (от англ. «smart») целей, т.е. постановка целей с учетом S.M.A.R.T. критериев, использовать которые предложил американец Питер Друкер (Peter Drucker) в своей работе “Практика менеджмента” еще в 1954 году.

По критериям S.M.A.R.T. цель должна быть:

• конкретной (Specific),

• измеримой (Measurable),

• достижимой (Achievable),

• ориентированной на результат (Result-oriented),

• ограниченной по времени (Time-limited).

Specific (специфика): Цель должна быть чётко сформулирована. Иначе в конечном итоге может быть достигнут результат, отличающийся от запланированного.

Measurable (измеримость): Если у цели не будет каких-либо измеримых параметров, то будет невозможно определить, достигнут ли результат.

Achievable (достижимость): Цели используются в качестве стимула для решения каких-то задач и, таким образом, дальнейшего продвижения вперёд за счёт достижения успеха. Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни. Стоит ставить достаточно сложные цели, предполагающие усилия, но при этом иметь ввиду, что они должны быть достижимыми.

Result-oriented (Ориентированность на результат): Цели должны характеризоваться исходя из результата, а не проделываемой работы. Таким образом достигается эффективность. Можно поставить себе цель приходить на работу на час раньше, но если при этом не определить ожидаемый от этого результат, то этот час можно провести, попивая кофе или просто болтая.

Timely или Timed (своевременность): Любая цель должна быть выполнима в определённом временном измерении. Цель, c неустановленными сроками - это цель, которая висит в воздухе и так может продолжаться до бесконечности долго. Именно поэтому важно устанавливать сроки для решения тех или иных задач. Чем ближе срок исполнения, тем более важной кажется задача, а с повышением уровня важности увеличивается темп работы. Это известный феномен человеческой психики.

Задачи проекта – это шаги к достижению Цели. Задачи должны быть четко сформулированы и выстроены в логической и временной последовательности их решения.

4. Механизмы реализации.

В этом пункте необходимо четкое описание конкретных действий в рамках КАЖДОГО шага проекта. По сути дела это то самое КАК из пяти помощников, но четко продуманное в зависимости от масштаба проекта, возможностей организации, бюджета и других ресурсов.

5. Календарный план реализации проекта.

Неспособность уложиться в сроки становится серьезной проблемой перед многими на пути реализации проекта. Но в большинстве случаев это связано с халатным отношением к срокам у самих людей.

Ключом к успешному проекту является грамотное планирование. Зачастую планирование проектов игнорируется, и работа начинается как можно быстрее. А между тем грамотно спланированная работа экономит время, деньги и позволяет избежать многих проблем.

Еще его называют диаграммой Ганта - (Gantt Сhart) – ее цель - отобразить временные рамки заданий и действий в той последовательности, как они проходят на протяжении проекта. Хотя график Ганта поначалу не отображал отношения между действиями, теперь же это стало использоваться чаще - теперь может быть установлена как временная зависимость, так и зависимость между заданиями. Горизонтальная строчка (ось х) – это время действия проекта, Вертикальная строчка (ось у) – работы, которые нужно выполнить (можно так же указывать ответственных за каждый этап). Напротив работы, в нужное время рисуется прямоугольник или квадрат, в зависимости от ее продолжительности, по прошествии этапа (когда человек уже выполнил работу) – фигура штрихуется, так мы видим что сделано, а что нет. Диаграмму следует обновлять как можно чаще, чтобы отслеживать на каком этапе находится ваш проект. Лучше, если за это будет отвечать отдельный человек. В конце диаграммы должны быть две линии, которые проведены горизонтально, в определенные сроки. Это КРАСНАЯ ЛИНИЯ проекта (red line) – тот момент, когда проект желательно завершить (или назначение генеральной репетиции, то есть момент, когда все уже должно быть готово). И ЛИНИЯ КОНЦА проекта (dead line) – момент сдачи проекта, когда он уже не может быть не готов. Еще один вариант можно применять, если вы отвечаете за какой-нибудь конкретный этап реализации проекта. Вы можете составить отдельный график Ганта для своего этапа. Подробно распишите задачи, выстройте их в порядке приоритета и масштабности по дням. И каждый день сверяйтесь. Совпадает ли утвержденный график работы с фактическим.

Если же диаграмма Ганта сложна для понимания, можно попробовать использовать старую добрую таблицу.

В мире не так уж и много вещей, которые нельзя использовать повторно. Одна из них – потерянное время. Поэтому нужно ценить каждую минуту. Как сказала, умирая, королева Елизавета 1: «я готова отдать всё, что имею, только за одно мгновение жизни».

6. Бюджет проекта

Бюджет проекта - план затрат, необходимых для его исполнения, в стоимостном выражении. Главная функция бюджета — отражать в ходе проекта его расходы и избежать перерасхода. Некоторые неточности в бюджете неизбежны, но они не должны быть следствием недостаточной работы над планом. Представляет собой самый важный документ. Он должен быть тщательно проработан.

После составления бюджета, необходимо обосновать статьи расходов. Это нужно как для вас, так и для ваших спонсоров.

7. Ожидаемые результаты.

Какие результаты будут достигнуты по завершению проекта. Описать количественные (участники, новые и членов организации, изданные методических материалов и т.п.) и качественные результаты. Каждый проект уникален. Это порождает сложности при его планировании, а так же, при прогнозировании его результатов. Поэтому, нужно быть готовым, что результатом проекта может стать не только продукт, мероприятие или услуга, но и уроки, опыт, который будет использован в дальнейшей работе. Очень хорошо, в период планирования проекта провести «Ожидания – опасения - соглашения», чтобы достичь единого мнения в команде, определить к чему же вы все вместе идете и что каждый ждет от этого проекта (как видит его результат). Если результат оказался у всех разным, и существенно отличается от вашего представления о нем, вернитесь на стадию постановки цели.

По завершению проекта вам необходимо будет представить отчет о проделанной работе. Форма отчета может быть практически любой: это может быть официальный документ, а может быть и один из вариантов выходов проекта: web-сайт, бизнес-план, видеофильм, выставка, журнал, законопроект, система школьного самоуправления, и многое другое.

Когда проект закончен, отчет прочитан и проблема решена, то следующим очень важным этапом является анализ.

Вопросы для анализа:

• Как мы спланировали? «+» и «-» планирования (затруднения)

• Как провели? «+» и «-»

• Понравилось ли целевой аудитории?

• Следующий проект будут лучше, потому что…

• Планы на будущее

• Спасибо кому?

Анализ – очень важный этап проекта, но не заключительный. Остается еще один: по завершению анализа в силу вступит уже известное вам последействие, т.е. внедрение в работу предложений по улучшению ведения, организации, планирования, реализации проекта. И вот этот этап может длиться вплоть до конца следующего проекта.

Список используемых источников информации:

1. Выдержки из книги В.Богданов “Управление проектами в Microsoft Project 2007″.

2. Том ДеМарко «Deadline».

3. Ступницкая М.А. учебно – методическое пособие «Что такое учебный проект?», «Первое сентября», 2010

4. www.pmprofy.ru – портал Профессионал управления проектами

5. www.pmtuday.ru – сайт, где есть много теории и диаграмм для проектирования.

6. www.rost.ru – приоритетные нацпроекты (ориентир, для примеров)

7. www.projectmanagement.ru - управление проектами в России

8. Википедия – свободная интернет энциклопедия.

9. Личные наработки и материалы Евгения Вагнера, тренера тайм-менеджмента и проектирования, г. Томск