КПВ. Тайм-менеджмент

Прежде чем начать, задайте себе вопрос: «Часто ли мне не хватает времени?». Запишите ответ. Если вы ответили «Да, очень часто», то ответьте на следующий вопрос: «Почему мне не хватает времени?». Задание может показаться легким. Но это только на первый взгляд. Записывайте все, что приходит в голову. Задайте себе дополнительные вопросы: «Что я такое делаю такого, что в итоге накапливается груда незавершенных или неначатых дел?» «Какие мои привычки, особенности, качества этому способствуют?»

Попробуем определить наиболее частые проблемы.

На первом месте «медлительность», склонность откладывать выполнение нужных дел «на потом», «тянуть резину», на втором – неумение планировать, распределять дела во времени, на третьем – неспособность отделить главное от второстепенного.

В чемодан поместится гораздо больше, если все вещи аккуратно сложить, а не просто запихнуть как попало. И то же самое происходит в жизни. Чем лучше вы организованы, тем больше дел вы можете «упаковать» - у вас появляется больше времени для семьи и друзей, для школы, для себя, для самых важных вещей.

Существует модель организации вашего времени, которая называется «Квадрат управления временем». Она помогает упаковать» в жизнь как можно больше необходимых вещей (особенно важных). В ней два основных ингредиента – «срочное» и «важное».

ВАЖНОЕ – то, что для вас важнее всего, то, что, стоит на первом месте, дела, которые помогают вам достигать ваших целей.

СРОЧНОЕ – то, что невозможно отложить на потом, что необходимо сделать прямо сейчас, что требует немедленного внимания.

Можно сказать, что мы проводим всё своё время в 4 разных квадратах управления временем. Каждый квадрат содержит разные типы действий и характерен для разных типов людей:

Сейчас мы более подробно рассмотрим каждый квадрат. Делая это, спросите себя, в каком квадрате вы больше всего проводите времени?

КВАДРАТ 1. Канительщик:

Начнём с К1 – с того, что и срочно, и важно. Дела, которые мы не можем контролировать и которые необходимо сделать, будут всегда. Но часто мы сами создаём себе головную боль, потому что откладываем их исполнение до последнего. Мы не выполняем вовремя домашнее задание, и потом нам приходится всю ночь готовиться к контрольной. К1 – часть жизни, но если вы проводите в к1 слишком много времени, вы станете «жертвой стресса», и вам будет сложно реализовать свой потенциал.

Например: человек откладывает всё до последнего момента, его жизнь проходит постоянно в К1. Его девиз: «я перестану откладывать, но когда-нибудь потом». Не стоит ожидать, что он вовремя сядет за уроки или за подготовку к контрольной работе раньше, чем ночью самого последнего дня. Этот человек просто попал в зависимость от времени. Он всё откладывает, откладывает и откладывает… пока не доведёт ситуацию до кризиса. Но ему это нравится, так как, когда он делает всё в последний момент, это его возбуждает. В действительности, его мозг не в состоянии работать до тех пор, пока не возникнет крайней необходимости. В этой ситуации он расцветает. Планирование даже не обсуждается, потому что планировать – значит лишиться возбуждения, которое возникает, когда делаешь всё в самый последний момент.

Если вы проводите в К1 слишком много времени, то:

• Испытываешь стресс и тревогу

• Становишься жертвой синдрома сгорания

• Твои успехи – ниже среднего.

КВАДРАТ 3. Безотказный:

К К3 относятся срочные, но не важные дела. Для этого квадрата характерны попытки угодить людям, выполняя все их желания. Этот квадрат обманчив, потому что срочные дела кажутся важными. Но, как правило, это не так. Например, когда мы отвечаем на телефонный звонок, это срочное дело, но часто разговор оказывается пустым, или еще хуже – это телемаркетинг. К3 переполнен действиями, имеющими значение для других, но не для тебя, делами, которым ты бы хотел сказать «нет», но боишься кого-нибудь обидеть.

Человек квадрата 3 не умеет отказывать и отказываться. Он так старается всем угодить, что в итоге не может угодить никому, даже самому себе. Он часто уступает влиянию друзей, потому что ему нравится быть популярным, и ему не хочется ничем выделяться. Его девиз «завтра я собираюсь стать более уверенным в себе». Когда к нему нагрянут друзья и позовут его на вечеринку, которая будет длиться до рассвета, он просто не сможет найти в себе достаточно смелости и отказаться. Он не хочет разочаровывать приятелей, хотя завтра у него годовая контрольная и ему нужно подготовиться к ней и немного поспать… он обещал помочь сестре с математикой, но не может преодолеть соблазн и весь вечер болтает по телефону, хотя этот разговор совершенно не важен. На самом деле он не хочет заниматься плаванием. Ему больше нравится искусство. Но плаванием занимался его папа, и, конечно же, он не хочет его расстраивать.

Думаю, в каждом из нас, есть немного от К3. но мы ничего не добьёмся, если будем говорить «да» всему на свете и не научимся концентрироваться на том, что важно. По этому поводу комик Билл Косби сказал очень хорошую фразу: «мне неведом рецепт успеха, но я знаю рецепт неудачи – пытаться всем угодить». К3 – один из самых худших квадратов, потому что человек из этого квадрата бесхарактерный. Он всё время поворачивается туда, куда дует ветер. Если ты проводишь в К3 слишком много времени, то:

• Приобретёшь репутацию человека, который хочет всем угодить.

• Тебе не хватает дисциплины.

• Чувствуешь себя, как тряпка, о которую все вытирают ноги.

КВАДРАТ 4. Лентяй:

К4 – квадрат напрасной потери времени и невоздержанности. Дела, находящиеся в этом квадрате, не срочные и не важные. Человек этого квадрата ни в чём не знает меры.

Слишком много смотрит телевизор, слишком много спит, слишком много играет в компьютерные игры и слишком много времени проводит в Интернете. Два его любимых занятия – регулярные трёхчасовые разговоры по телефону и марафонские забеги по магазинам каждые выходные. Он – профессиональный бездельник. Как бы там ни было, чтобы спать до полудня, нужно настоящее мастерство. Он страшно любит журналы и за неделю может пролистать их несколько десятков. Он никогда не работал. Но он молод и здоров, так зачем же ему работать? Конечно же, меньше всего он думает о школе. Он лучше, поболтается по соседним дворам. Его здоровый образ жизни состоит из походов в кино, посещения чатов в Интернете или просто безделья. Когда мы делаем что-то слишком долго, то начинаем терять время. И мы всегда знаем, когда переступаем границу.

Может быть, одно телевизионное шоу – это как раз то, что тебе нужно, чтобы расслабиться, и это нормально. Но если ты смотришь второе, третье или даже четвёртое шоу (которое ты уже видел 6 раз)До глубокой ночи, то спокойный вечер превращается в выброшенный.

Если ты проводишь в К4 слишком много времени, то:

• Тебе не хватает ответственности

• Ты испытываешь чувство вины

• Тебя все критикуют

КВАДРАТ 2. Целеустремлённый.

Теперь вернёмся к квадрату 2. к нему относится то, что важно, но не срочно, например, отдых, укрепление дружбы, физические упражнения, планирование и выполнение домашних заданий… вовремя! Этот квадрат совершенства – место, куда все мы стремимся. Действия К2 важны, но срочные ли они? Нет! Именно поэтому так трудно их выполнить. Например, тебе нужно найти хорошую работу на лето, но до лета ещё несколько недель, и эта задача – не срочная. Ты откладываешь поиски работы до тех пор, пока не становится слишком поздно, и оказывается, что все хорошие вакансии уже заняты. Если бы ты находился в К2, то планировал бы наперёд и заранее нашёл бы себе привлекательную работу. Это вовсе не потребовало бы больше времени, а только более серьёзного отношения к планированию.

Человек этого квадрата – это человек, который знает свои приоритеты. Он вовсе не совершенен, но в его жизни всё на своих местах. Он рассматривает свои дела и расставляет приоритеты, чтобы в первую очередь заниматься тем, что действительно важно, а в последнюю – тем, что не важно. У него есть простой, но очень мощный навык – планирование, поэтому обычно ему всё удаётся. Он вовремя выполняет домашние задания и заранее пишет доклады, и поэтому всё успевает и избегает стресса и истощения, вызванной спешкой. Он любит сидеть в Интернете, смотреть передачи по телевизору и отдыхать с друзьями, но он не злоупотребляет этим.

Если ты живёшь в К2, то:

• Контролируешь свою жизнь

• Соблюдаешь баланс

• Эффективно и успешно действуешь

В реальной жизни все мы проводим определённое время в каждом из этих квадратов. Секрет в том, чтобы как можно чаще находиться в К2. единственный способ найти такую возможность – проводить меньше времени в других квадратах.

Сокращай К1 – меньше откладывай на последний момент. В этом квадрате всегда будет достаточно дел. Но если делать важные вещи сразу же, можно откладывать в 2 раза реже. Тогда вы будете оказываться в К1 не так часто, что позволяет реже попадать в стрессовые ситуации.

Скажи «нет» делам К3. научись говорить – нет незначительным делам, которые отвлекают тебя от важных вещей. Не позволяй себе легко отвлекаться. Попытки угодить всем похожи на желания собаки поймать собственный хвост. Говоря «нет», - ты говоришь «да» более важным вещам.

Меньше времени отводи на занятия К4. Не нужно отказываться от них полностью, просто занимайся ими реже. Переведи это время в К2. расслабляться и восстанавливаться необходимо, но помните: отдых находится в К2. слишком много отдыха – это уже К4.