Проектная деятельность. Уровень 2

В соответствии с определением международного стандарта ISO 21500, управление проектами - применение методов, инструментов, техник и компетенцией к проекту.

Управление проектами — в соответствии с национальным стандартом американского научного института статистики — область деятельности, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели проекта при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и рисками. Ключевым фактором успеха проектного управления является наличие четкого заранее определенного плана, минимизации рисков и отклонений от плана, эффективного управления изменениями.

Где нам может пригодиться проектная деятельность?

Бизнес – управление (от сферы услуг до строительства)
Наука (от проектов научного исследования до создания технического образца)
Государственное и муниципальное управление
Социальная сфера (от образования до культуры и благотворительности)
Политика (от действий избирательных партий до крупных политических организаций)
И в многих других местах…

Этапы управления проектами

Проект любой величины проходит через 4 нижеописанные этапа. Ниже о них подробнее.

Первый этап уже предполагает, что у вас есть идея проекта.

Команда. С командой проекта всё просто: она должна быть. Будет хорошо, если люди в команде будут дополнять друг друга по функционалу. Команда проекта не может существовать без куратора и руководителя. Куратором проекта может быть, к примеру, руководитель организации. Куратор обеспечивает общий контроль и поддержку проекта финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Куратор проекта отвечает за достижение проектом конечных целей. Руководитель проектной команды - ответственный за управление проектом, достижение целей проекта в рамках ограниченных ресурсов, в срок и с заданным уровнем качества.

Кроме этих двух важных должностей может быть сколько угодно различных других. Давайте вместе вспомним некоторые примеры из известных нам проектов?

Изучение целевой группы. Очень распространенной является фраза типа: «наш проект направлен на всю молодежь». Это – типичная ошибка, не позволяющая достигать высоких результатов. Каждый проект должен быть направлен на абсолютно конкретную целевую аудиторию, которую разработчикам нужно тщательно определить. А затем определить потребности целевой группы. Дело в том, что молодежь как социально-возрастная группа очень неоднородна. Молодежь очень разная! И вот несколько параметров, по которым она различается: возраст, пол, география проживания, материальное положение, интересы, хобби, религиозная принадлежность, философские взгляды, этническая принадлежность, здоровье, место учебы/работы/службы (либо отсутствие), семейное положение (замужем/жената, холост, разведен(а)), предпочтения в литературе, музыке, искусстве и т.д. Чем больше параметров вами выбирается, тем более конкретной становится аудитория, тем тщательнее нужно продумывать механизмы работы с ней.

В зависимости от того, какие параметры будут выбраны вами для определения своей аудитории, будет зависеть весь процесс построения технологии. Потому что эффективные методы в одной аудитории, могут быть абсолютно бесполезны при работе с другой.

Вам предлагается список из 10 вопросов, которые помогут вам сдвинуться с места на пути изучения аудитории. Не ограничивайтесь только этими вопросами:

О чем они мечтают?
Чего они боятся?
Что их больше всего волнует и заставляет кипеть мозг?
Был ли у них опыт участия в подобном проекте?
Что вызывает у них злость и обиду?
Насколько они разделяют ваши идеи?
В каких 5 местах он бывает в течение дня?
Есть ли у них свой язык (сленг)?
Какие основные действия они производят в свой обычный день?
Какие у них 3 основные переживания за день?

Определение ресурсов. Перед тем, как начать разработку проекта нужно понять какими ресурсами вы располагаете. Временными, материальными, человеческими. Выпишите это на отдельный лист с пометкой «ресурсы», чтобы знать на что можно рассчитывать первое время. Желательно, чтобы в команде был отдельный человек, который бы распоряжался ресурсами.

Содержание проекта. Этот пункт относится к проектной документации и пригодится на различных конкурсах проектов, на презентациях, выставках и так далее. Содержание проекта составляется таким образом, чтобы, прочитав его, не осталось ни единого вопроса. Обязательные элементы:

Элемент	Описание
Актуальность	Отвечает на вопрос: “Почему это важно сейчас в данный момент?”. Несколько описательных абзацев, которые раскрывают решаемую проблему или потребность в продукте или услуге.
Описание ЦА	Описание должно быть как можно более подробным. Это упросит нам выстраивание коммуникаций с целевой аудиторией.
Описание целей и задач	Цель вытекает из актуальности. Цель – это и есть решение проблемы, только сформулированное конкретно, достижимо и измеримо. А задачи – это шаги по достижению цели.
Методы реализации	Это способы решения задач. Отвечают на вопрос “Как?”, “При помощи чего?”
Ожидаемые результаты	Чего мы хотим достичь кроме решения проблемы и удовлетворения потребности? Как будет выглядеть это решение. Оформляется наиболее детально. Желательно в количественных показателях.
Информация о команде	Необходима для общего понимания уровня компетентности команды и наличия тех или иных кадров для решения заявленной проблемы. Перечисляются имена, должности, навыки и умения, опыт.
Смета проекта	Перечисление планируемых завтрат. Включает колонки: позиция, количество, стоимость.

Базовый план проекта. Это календарный план, который включает в себя абсолютно все мероприятия запланированные в рамках проекта. За каждым мероприятием должен быть закреплен ответственный член проектной команды, указана его длительность. И на каждое мероприятие стоит указать стоимость и необходимые ресурсы. План можно оформлять в табличной форме, в виде time-line. Но для наглядности рекомендуется использовать график Ганта. Особенно, если у вас сложный проект и много мероприятий пересекаются между собой во времени. Мы его научимся делать на следующем занятии.

План управления коммуникациями. Коммуникация – социально обусловленный процесс передачи и восприятия информации в условиях межличностного и массового общения по различным каналам с помощью разных коммуникативных средств.

В проектной деятельности используется по разным причинам: для выстраивания взаимоотношений с целевыми аудиториями, спонсорами, администрацией, СМИ и т.д. Желательно, чтобы в команде был человек, отвечающий за коммуникации. Некий PR-менеджер.

При разработке плана коммуникации необходимо:

Определить свою позицию (позиционирование). Оно будет влиять на характер всех исходящих сообщений от вашей проектной команды.
Определить частоту и цель коммуникаций
Разработать сообщения
Выбрать средство распространения информации
Занести данные в план

Промежуточная оценка. Важный этап, который позволит проследить не сбились ли вы с курса. Все ли показатели в норме. На каком расстоянии вы от достижения цели. Следует оценить уровень изменений, оценить затраченные ресурсы, оценить эффективность работы команды.

Продукт проекта. Соответствует ли цели и запросам продукт? Выполнен ли в полном объеме? Может ли циклично тиражироваться? Соответствует потребностям целевой группы?

Анализ проекта и итоговый отчет. Составляется для спонсоров, грантодателей, кураторов проекта. Содержит в себе ответы на предыдущие вопросы и документальное подтверждение реализации проекта и расходования средств, а также, что немаловажно – подтверждение причиненной пользы. Возможно отзывы пользополучателей.

График Ганта

Основной план проекта для наглядности можно изложить в виде графика Ганта. По оси икс откладывается время (в днях, неделях, месяцах). А по оси игрек – задачи, требующие выполнения. На пересечении образуются клетки. Их можно штриховать или обводить, а внутрь вписывать ответсвенных за выполнение той или иной задачи и требуемые ресурсы. Также это можно делать на стикерах для большей гибкости. Вдруг вам придется скорректировать план.

Time-line

Это тоже один из наглядных методов, когда все мероприятия наносятся на временную линию, начало которой символизирует старт проекта, а конец – достижение цели.