Управление временем

Прежде, чем начать, задайте себе вопрос: «Как часто мы слышим фразу: «нам не хватает времени», «я не успеваю» и тд. ?»

Сегодня мы поговорим о времени. Какого бы мы не были благосостояния, времени у нас с вами одинаковое количество. Самое главное - время невосполнимо. Потерянное время нельзя вернуть или купить.

Упражнение «Круг времени».

На флипчарте чертим круг. Затем, начинаем заштриховывать время, которое уйдет на сон, перекусы и т.д. Тем самым, мы выделяем время, которое у нас остается в сутках. Эффект от использования невероятный.

«Искусство успевать», тайм-мененджмент, управление временем - одно из самых необходимых искусств для современного человека. Это технология, которая позволяет использовать невосполнимое время нашей жизни в соответствии с нашими целями и ценностями. Тратить время действительно на то, чего мы хотим.

Существует множество техник тайм-мененджмета.

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• Анализ.

• Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.

• Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).

• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.

• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.

• Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

В основе идеологии тайм-мененджмента лежат простые факты и аксиомы:

1. Свобода выбора. Человек свободен. Наши поступки, конечно, зависят от множества факторов. Мы также зависим от внешних воздействий и обстоятельств. Однако ни факторы, ни внешние воздействия не определяют нашу жизнь на 100 %. Решающее значение все равно имеет наш выбор. Свобода начинается изнутри, в сознании, с ее помощью можно действовать, изменяя мир.
2. Там, где свобода, там будет и ответственность. Жизнь дана человеку один раз. Если вы атеист,то факт единственности жизни означает, что хочется прожить ее так, чтобы не жалеть о потерянном времени. Религиозная версия вечной жизни, которая зависит от того, как мы прожили земную жизнь, заставляет относиться к единственной земной жизни еще более внимательно и вдумчиво.
3. Время-материал, из которого «сделана жизнь». Любой другой ресурс может теряться и приобретаться. Время только тратится, и времени не так уж и много.
4. Время и поступки в нем-необратимы. Сделанное можно переосмыслить, иногда - исправить, но невозможно сделанный поступок вернуть.

Далее, организация времени. Это наиболее корректный термин описания «технологии работы с временем». Управлять временем - нельзя, но организовать - можно. Как мы можем организовать помещение с помощью расстановки предметов, так мы может организовать время, расстановкой своих дел и поступков.

Упражнение.

Задайте себе вопрос: «Часто ли мне не хватает времени»? Запишите ответ. Если вы ответили «Да, очень часто», то ответьте на следующий вопрос: «Почему мне не хватает времени?». Задание может показаться легким. Но это только на первый взгляд. Записывайте все, что приходит в голову. Задайте себе дополнительные вопросы: «Что я такое делаю такого, что в итоге накапливается груда незавершенных или не начатых дел?» «Какие мои привычки, особенности, качества этому способствуют?»

На первом месте «медлительность», склонность откладывать выполнение нужных дел «на потом», «тянуть резину», на втором – неумение планировать, распределять дела во времени, на третьем – неспособность отделить главное от второстепенного.

Чтобы решить все обозначенные проблемы, обратимся к технике Глеба Архангельского (Но обратите внимание, что существует множество других различных техник).

Существуют 9 шагов создания личной системы тайм-мененджмента:

1 шаг. Отдых.

Задача: потратив минимум «начальных вложений времени», наладить грамотный отдых в течение дня.

Рекомендации:

• Сделайте отдых в течение дня ритмичным. (например, если вы в школе, после 1,5 часов умственной работы выполните какие-то упражнения, встряхнитесь, устраивайте прогулки. Не сидите на месте, двигайтесь.)

• Обеспечивайте максимальное переключение. (Отдыхать в течении дня нужно ритмично, пять минут в час. Составьте свои сценарии отдыха. Например, позвоните другу, прогуляйтесь, посмотрите что-нибудь интересное в интернете, выпейте чаю и тд. Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете. )

• Используйте творческую лень! (Лень - это не всегда плохо. Но, если уж лениться, то на 100 %, не пытаясь делать в это время что-то еще. Чистая лень- ощущение полноты свободы.)

• Применяйте микросон в течение дня. (20ти-минутный сон после обеда окупится высокой послеобеденной работоспособностью)

• Выделяйте время на «переживание момента». (Выделите время для отдыха, созерцания, досуга. )

2 шаг. Мотивация.

Задача: освойте методы настройки на выполнение сложных и неприятных задач («лягушек»), для сокрашения работы над ними.

Рекомендации:

• Используйте «якоря» для настройки на различные задачи и отдых.

Якорь - любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная для нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу, мы с помощью якорей легко вводим себя в соответствующее состояние. Например, выпивать каждый день перед работой чашку кофе.

• Применяйте «метод швейцарского сыра» при раскачке. (Попробуйте выполнять задачу не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки - наиболее простые, приятные и т.д.)

• Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку».

Лягушки - нелюбимые дела, которые требуют совсем немного времени. Лягушки часто откладываются в долгий язык, постепенно усугубляя ситуацию, и превращаясь в дело на целый день. Если «съедать » каждый день хотя бы по одной «лягушке», то можно решить ряд больших проблем .

• Дробите «слонов» на «бифштексы», приближающие к достижению «слона».

Слоны - очень крупные задачи, например, подготовка к ЕГЭ, ремонт в доме, изучение иностранного языка и тд. Главная проблема- глобализация проблемы, укрупнение задачи. Решение- разрезать на маленькие кусочки «слона»- «бифштексы», каждый из которых приближает вас к съедаю слона.

• Поощряйте себя «промежуточными радостями».

Самый простой и понятный нам способ - метод «кнута и пряника». За хорошо выполненную работу поощряйте себя.Главное, нужно оговорить с собой , какие поощрения и «наказания» наиболее эффективны для вас.

• Заведите таблицу ежедневных дел, со списком наград за исполнение.

• Попробуйте календарик-пинарик. (в упражнении ранее оговаривалось)

3 шаг. Целеполагание.

Задача: сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность.

Рекомендации:

• Нарисуйте «ваш день в будущем».

• Представьте себя через 3-5 лет. Пока не ограничивайте себя тем, что «должны» и тем, что вы считаете «возможным». Лучше всего записать это на чистом альбомном листе. В этом эссе можно осветить примерно следующий круг вопросов:

• С чего начался Ваш день?

• Самое яркое впечатление дня.

• Какие люди Вас окружают, о чем они говорят?

• Над чем Вы работали?

• Каких результатов Вы достигли?

• Как Вы отдыхали?

• Какие проблемы Вам удалось решить?

Задание достаточно трудное. Вполне возможно, что оно родится не за один день. Не торопитесь, главное - писать вдумчиво. Работайте со своей мечтой - и она обязательно материализуется.

• Определите ваши ценности с помощью мемуарника.

Представьте, что Вам сейчас 80-90 лет и вы пишите мемуары. Какая была Ваша жизнь? Чего Вы достигли? Какое место занимали Вы в обществе?

• Ищите ваше призвание!

Призвание - это то дело, про которое ты понимаешь, что кроме тебя никто это сделает. И что если ты сломаешься, расслабишься и бросишь все это- никогда себя не простишь. Призвание - это необязательно совершить революцию в медицине, найти лекарство от СПИДа и тд. Это может быть и жизненная задача обычного школьника «поступить в ведущий ВУЗ страны». Главное в призвании не материальный масштаб, а а некая гармония между делом и человеком.

• Выявите 5-7 ключевых областей вашей жизни, на которые можно разделить Вашу жизнь. Это поможет увидеть четкую структуру в общем хаосе дел и двигаться в жизни более сбалансированно. Ключевые области - это несколько (лучше всего 5-9 ) основных направлений деятельности. Это главные русла, в которых развивается Ваша жизнь. Например:

• Личное развитие/ Профессиональное развитие/Учеба/Образование
• Семья/Родственники
• Хобби/Увлечения
• Работа/Проекты
• Спорт/Здоровье
• Благосостояние/Карьера

• Сделайте график жизненных целей по ключевым областям и будущим годам.

Таблица долгосрочных целей

• Наиболее близкие и понятные цели сделайте измеримыми. Ставьте цели с помощью техники SMART. Например, не стоит ставить цель «учиться хорошо», а «хочу стать золотым медалистом». Чем ближе цель по времени, чем она очевиднее - тем полезнее детализировать ее с помощью техники SMART. Долгосрочные похожи на Полярную звезду: они могут быть и недостижимыми, но обязательно укажут путь.

4 шаг. Рабочий день.

Задача: настройте личную систему планирования дня с использованием «жестких» и «гибких» задач, чтобы планировать реалистично и всегда успевать выполнять главное.

Рекомендации:

• Выделяйте 10 минут вечером или утром на создание полной обзорной картины задач на день.

Выберите себе ежедневник, скачайте программу на телефон, печатайте в блоге - это не важно. Составлять план дня нужно, несмотря на то, что бывают дни, когда все меняется ежечасно. Планы нужны для ситуаций, когда все меняется. План существует не для того, чтобы Вы загнали себя в жесткие рамки и не реагировать на окружение. План - это способ ориентироваться в изменяющемся окружающем мире. Корректируйте свой план, в зависимости от ситуаций.

• При планировании в ежедневнике используйте разные цвета, закладки, стикеры.

• Заведите «стратегическую картонку» с долгосрочными целями.

Возьмите плотный лист бумаги или картона, запишите задачи, которые не привязаны именно к этому дню, а именно долгосрочные, чтобы они всегда были перед глазами.

Держите список самой важной информации

Выписывайте темы для размышления (мысли, требующие развития; не путать с задачами)

• В плане дня разделяйте жесткие, гибкие, и бюджетируемые задачи.

Жесткие - привязаны к конкретному моменту времени (презентация в 12:30)

Гибкие - не привязаны к жесткому времени (узнать время презентации). Гибкие не означают обязательные, также не означает «не имеющие срока исполнения»- у этой задачи может быть срок, но нет конкретного момента времени.

Бюджетируемые - крупные приоритетные задачи, у которых нет жесткого времени исполнения, но которые требуют достаточно большого ресурса времени («подготовиться к презентации - 2 часа»)

• Выделяйте 2-3 приоритетные задачи в списке и начинайте работу с них.

• Приоритетные дела - то, что мы сделаем в первую очередь.

Существуют такие типы дел:

Безотлагательные - критически значимые для основных бизнес- процессов, жизненно важные

Уточняющие - те, выполнение которых требует очень много времени, но задает дальнейший порядок дня, Например «уточнить время презентации» и тд.

• Предусматривайте резервное время между встречами. Не стоит прописывать день по минутам, все может произойти.

• Будьте пунктуальными.

5 шаг. Планирование.

Задача: организуйте планирование по методу «День-Неделя» и гарантируйте себе уверенность в том, что вы всегда уложитесь в срок.

Рекомендации:

• Время «фактурно», неоднородно - ловите «кайрос». Кайрос - удобный момент, удобные обстоятельства для совершения какого-либо дела. Многие задачи практически невозможно привязать к жесткому времени исполнения. Возможность их исполнения связана с наличием нужного «кайроса», контекста, совокупности благоприятных обстоятельств. Мы не можем записать «кайросовую» задачу под четким временем в ежедневнике или поставить «напоминалку».

Типичные «кайросы»:

Место: «в банке», «в доме творчества», «в магазине».

Человек или группа людей: «вопросы к учителю», «при разговоре с одноклассниками».

Обстоятельства внутренние: «когда хочется/ не хочется работать», «во время прилива вдохновения».

Обстоятельства внешние: «когда друг в хорошем настроении».

• Заведите специальные разделы в ежедневнике.

• Используйте технику «День-Неделя» для своевременного вспоминания о среднесрочных задачах.

Разделите ваш ежедневник на разделы:

ДЕНЬ: задачи на сегодня - план дня в ежедневнике.

НЕДЕЛЯ: среднесрочные задачи - выполнение которых прогнозируется в ближайшие неделя-месяц.

ГОД: долгосрочные задачи - все прочие.

6 шаг. Приоритеты.

Задача: научитесь отсеивать лишнее, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.

Рекомендации:

• Расширьте арсенал ваших «стратегий отказа».

• Приучайте окружающих к твердому «нет».

• Формулируйте и используйте критерии расстановки приоритетов.

• Концентрируйтесь на важном.

Не бойтесь отказывать. Людей, которые не могут отказать, можно сравнить в пластилином - мягкий, комфортно, но... можно провалиться. Опираться нельзя. Зато если этот пластилин отвердеет, то может возникнуть дискомфорт. Не комфортно, неудобно. Но зато и «да» будет твердым. На него можно положиться.

7 шаг. Информация.

Задача: внедрите техники фильтрации, хранения и использования информации без слишком детального «раскладывания по полочкам».

Рекомендации:

• Отфильтруйте информационный мусор, получаемый в СМИ.

Выберите именно то, что вам будет полезно, что касается именно Вас.

• Спланируйте ритм и методы чтения серьезной и художественной информации.

• Читайте как можно больше. Дайте себе обещание читать минимум 1 книгу в месяц.

8 шаг. ТМ-бацилла.

Задача: донесите до окружающих, чтобы они более разумно использовали свое время, делитесь полученными навыками и знаниями. Используйте невосполнимое время вашей жизни в соответствии с вашими ценностями и приоритетами.

• Помните, что время невосполнимо, это «материал, из которого сдалана наша жизнь».

• Человек может абсолютно все, если он этого захочет.

• Развивайтесь, двигайтесь, никогда не останавливайтесь.

• Помогайте другим находить свои цели и ценности.

• Делитесь знаниями и умениями с окружающими.

• Помните, изменить мир - возможно.

Упражнение: «Ценности и приоритеты»

Участникам раздаются заранее приготовленные 10 листочков для записей и просит участников написать 10 своих жизненных ценностей, то на чем основа вся их жизнь. После этого участники получают задачу расставить приоритеты полученных ценностей по степени важности в их жизни.

После того, как эти два процесса выполнены, ребята делятся на пары. В паре работа происходит следующим образом. Первый участник раскладывает свои жизненные принципы согласно расставленным приоритетам. Второй участник задает ему вопрос, указывая на ценность под номером один: Готов ли ты это иметь, но иметь ценность под номером два? Например, готов-ли ты иметь здоровье (1-я ценность), но не иметь достаток (2-я ценность)?

Если ответ — да, то все остается как есть, если ответ — нет, то ценности меняются местами. И вопрос задается снова и т.д. В итоге на все вопросы должен быть положительный ответ.

Затем участники меняются местами и процесс повторяется.

Итог занятия:

• Управлять временем - нельзя, но организовать - можно.

• Ежедневно съедайте минимум одну «лягушку».

• Сформулируйте личные ценности и поставьте долгосрочные цели, для воплощения мечты в реальность.

• Научитесь отсеивать лишнее, навязанные дела и выделять ключевые задачи с помощью ясных критериев - таким образом, всегда находя время на главное.