Управление бюджетом

Сталкивался ли кто-нибудь из вас с составлением бюджета проекта? Для чего он нужен? Можно ли обойтись без оформленного бюджета проекта?

Почти каждый проект подразумевает финансовые затраты, для их систематизации необходимо уметь рассчитывать и составлять бюджет проекта. Не всегда собственных средств может хватать на реализацию проекта, что требует знаний различных способов финансирования проекта. При наиболее распространённом грантовом финансировании в обязательном порядке требуется бюджет проекта, также он необходим при работе с инвесторами.

Следовательно, каждый член группы должен:

Уметь различать бюджет и смету проекта,
Знать основные статьи бюджета,
Знать, на что можно тратить средства гранта,
Знать различные каналы финансирования проекта,
Уметь грамотно рассчитывать бюджет и знать все тонкости данного процесса.

Попробуйте составить свой, как экономиста, пошаговый план действий именно для своего проекта.

Примерный результат:

1. Просмотреть список мероприятий из организационного плана

2. Определить необходимые финансовые ресурсы для реализации данных мероприятий

3. Разбить ресурсы по статьям расходов

4. Подготовить комментарии к бюджету по статьям расходов:

Определить единицу измерения
Определить количество на период
Оценить стоимость единицы измерения
Подсчитать общую стоимость
Определить источник финансирования

5. Подсчитать общие расходы по статьям и составить бюджет проекта

Финансирование, бюджет и смета проекта.

Источники финансирования проектов:

собственные финансовые средства,

ассигнования с государственного, региональных и местных бюджетов, фонда поддержки предпринимательства, предоставленные на бесплатной основе,

разные формы заёмных средств,

инвестиции (в т.ч. иностранные),

гранты,

альтернативные источники.

Главное отличие сметы от бюджета состоит в том, что смета включает только расходную часть, в то время, как бюджет – это форма отчётности, которая содержит как расходы, так и доходы.

В основном, для конкурсов и грантов требуется бюджет проекта, поэтому будем говорить преимущественно о нём. Как правило, бюджет готовится после продумывания самого проекта.

Основное внимание при составлении бюджета следует уделить вопросам:

Сколько в целом необходимо средств на осуществление проекта?
На какие цели будут израсходованы средства?
Какие средства есть в наличии у организаторов проекта?
Какая есть материально-техническая база?
Какие дополнительные источники финансирования можно найти (конкурсные средства государственных структур и общественных фондов; бюджетные поступления; взносы (членские, родительские); средства учредителей; благотворительные пожертвования; спонсорские отчисления; доходы от разрешенной законом деятельности; труд добровольцев; прочие, не запрещенные законом поступления)?

Давайте рассмотрим шаблон бюджета проекта и разберём каждую статью.

Приложение 1. В шаблоне представлен не полный, но стандартный список возможных статей бюджета. Например, транспортные и командировочные расходы и административно-хозяйственные.

Как правило, грантодатели ставят ограничения на некоторые статьи расходов. Для наших расчётов мы возьмём следующие данные.

оплата труда (включая налоги) не должна составлять более 30% от запрашиваемой суммы финансирования;
сумма гонораров привлекаемых специалистов (включая налоги) не должна составлять более 30% от запрашиваемой суммы финансирования;
расходы на приобретение оборудования не должны превышать 30% от запрашиваемой суммы финансирования.
В исключительных случаях, исходя из целей и задач проекта, конкурсной комиссией могут быть пересмотрены данные ограничения.

Комментарии, обоснование бюджета. Возможные ситуации.

Комментарии к бюджету должны разъяснять, как будут потрачены средства по проекту, почему необходимы те или иные расходы. Поэтому для подготовки бюджета необходимо письменно обосновать каждую статью. В расходах на оборудование требуется дать пояснения типов и видов оборудования, аргументировать необходимость приобретения того или иного оборудования, уточнить его роль в осуществлении проекта. Если для реализации проекта необходимы расходы на связь, офисные принадлежности, типографские услуги, то их тоже следует обосновать. Одной из самых уязвимых для критики статей расходов по проекту является оплата труда, поэтому важно показать, что оплата труда будет осуществляться специалистам, для которых работа по проекту является дополнительной к основной деятельности, и, не оплатив их труд, а тем более работу приглашенных специалистов, осуществить проект будет очень трудно. В комментариях следует также представить важную информацию, не вошедшую в основную таблицу: технические характеристики приобретаемого оборудования, ксерокопии прайс-листов, договора с поставщиками услуг и т.д.

Давайте рассмотрим несколько ситуаций, которые могут сложиться непосредственно при реализации проекта в случае получения гранта на реализацию проекта, чтобы понять, как избежать того или иного форс-мажора.

Вы израсходовали все в точности, как написали
Вы приобретаете товар или услуги дороже, чем заявляли
Вы расходуете бюджет не полностью.

Вы израсходовали все в точности, как написали.

Очень редкая ситуация, потому что инфляцию пока никто не отменял, а с момента написания заявки до момента получения реальных денег на выполнение проекта обязательно проходит некоторое время. Иногда до полугода и больше.

Вы приобретаете товар или услуги дороже, чем заявляли

Совершенно не приветствуется организаторами конкурса. Никто дополнительных средств на инфляцию из грантового фонда выделять вам не будет. И обычно разница покрывается за счет собственных средств организации, получившей грант.

А если таких средств нет – за счет собственных средств участников проекта.

Хорошо, если в проекте заложено получение заработной платы руководителя и бухгалтера проекта. Но многие социальные проекты идут без такой статьи расходов.

Что делать?

Заложить в проект несколько завышенные цены, с учетом возможной инфляции. Хорошо, но «прокатывает» не во всех конкурсах.

Указать, что цены соответствуют конкретной дате написания заявки и могут отличаться на момент выполнения работ по проекту. Правда такая приписка все равно не поможет вам избежать дополнительных расходов – товар-то все равно придется приобретать уже по новой цене.

Для упрощения финансовой отчетности по гранту попросить в магазине указать в товарном чеке (или ином финансовом документе) именно ту сумму, которая заявлена у Вас в проекте, а разницу внести другими деньгами и отбить на другой чек (тоже не всегда возможно – зависит от ситуации в магазине). К тому же, откуда у Вас другие деньги? Свои?

Надежнее всего, заложить в заявке «амортизационную подушку» на такой случай: расходы на канцтовары, на телефонные переговоры, на командировки – на все то, от чего выполнение проекта не зависит критическим образом, или что Вы сможете без проблем взять из других источников (например, в своей организации). При превышении стоимости товара расчетной, Вы приобретаете товар на сумму гранта за счет урезания бюджета других статей расхода. А если Вами таких статей не предусмотрено, то и урезать Вам будет нечего.

Вы расходуете бюджет не полностью.

С этим обычно проблем нет: неизрасходованные средства, при условии выполнения работ по проекту в полном объеме, просто возвращаются организаторам грантового конкурса обратно. Обязательно уточните этот вопрос при подаче заявки. Такая возможность прописывается в положении о конкурсе.

Наличие возможности возврата финансовых излишков избавит Вас от необходимости как можно точнее попадать в стоимость товаров и услуг при написании заявки на грант. Правда, не во всех конкурсах такая возможность есть.

Итак, подведем итоги.

При написании заявки обязательно задайте себе вопросы:

А что я буду делать, если что-то пойдет не так?

Есть ли у меня запасные варианты?

Есть ли некоторый запас финансов или других необходимых ресурсов у организации или у меня лично?

Не идеализируйте мир. Заранее проанализируйте все возможные риски вашего проекта. В том числе и финансовые. Это позволит Вам избежать неприятностей в дальнейшем. Помните, народную мудрость: «Знал бы где упасть – соломки бы подстелил».