Управление временем

1.Знакомство с учебной группой

2.Обозначение задач лекции

С ускорением темпа жизни общества трудно вовремя и качественно выполнять свою работу, особенно если ее объемы зашкаливают. Человек выбивается из своего ритма жизни и впадает в состояние стресса. Чтобы справиться с нагрузками и оптимизировать свое время, была создана такая технология как тайм-менеджмент.
Именно сегодня мы научимся с вами управлять нашим собственным временем и правильно его распределять

3.Основные вопросы

Что такое тайм-менеджмент (его история, основные составляющие)
Какие принципы и основные составляющие имеются втайм-менеджменте?
Как управлять временем?

4.Основные понятия

Для начала, нам нужно четко знать определение того, о чем мы будем беседовать.

Тайм-менеджмент - это научный подход к организации времени и повышение эффекта от его использования.

Управление временем — это действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности, при котором специально увеличиваются эффективность и продуктивность

Основная часть лекции

Девиз профессионального тайм-менеджера «Работай меньше, успевай больше!»

Мы только что разобрали понятие тайм-менеджмент и теперь начинаем разбирать, что же это за технология управления временем.

Тайм-менеджмент позволяет упорядочить рабочее и личное время в течение дня (недели, месяца) чтобы успевать делать все важные и нужные дела, не отвлекаясь на второстепенные или посторонние вопросы и проблемы. Эффективное планирование позволяет высвобождать для насыщенной и полноценной жизни колоссальные ресурсы времени.

Научный подход к организации времени – проблема не новая. Еще 2000 лет назад в Древнем Риме известный мыслитель Сенека предложил разделять все время на потраченное с пользой, то есть хорошее, на плохое и бесполезное.

Для этого он предложил использовать два правила:

1.Каждый день с утра составлять список дел.

2.Расставлять дела в порядке уменьшения важности.

С недавнего времени эта теория начала переходить к практике. Каждый человек должен правильно и по максимуму использовать свое время. Каждый из нас должен уметь распоряжаться собственными активами, дабы наслаждаться процессом жизни во всей полноте

Тайм-менеджмент состоит из нескольких составных частей:

строгий учёт времени;
оптимизация временных ресурсов;
планирование дня (недели, месяца иди другого отрезка времени);
организация мотивации.

Управлять своим временем нужно не только в рабочие часы, но и в период отдыха. Это поможет лучше восстановить свои силы, а также даст возможность чувствовать себя счастливым, самодостаточным и успешным человеком.

Искусство управления своим временем может занять не один час и не два дня. Чтобы быстрее освоить эту науку принято выделять несколько принципов в тайм-менеджменте.

Принцип 1. Планируйте свои действия

Планирование дел на ближайший день (или ближайшую неделю) имеет практическое значение. Чёткий план действий всегда принесёт реальную пользу в виде повышения результативности (личной и профессиональной).

Помните, что все успешные люди планируют свою жизнь.

Запомните несколько важнейших аксиом тайм-менеджмента:

Фиксируйте цели письменно. Если на бумаге (или в электронном ежедневнике) не обозначена ваша цель, значит, её не существует.
Планируйте свой день. Заранее составленный список заданий и действий увеличивает продуктивность любого вида деятельности на 25%.
Дробите большие задачи. Объемные по времени выполнения дела нужно всегда разделять на несколько мелких подзадач – не хватайтесь за масштабный проект, не продумав заранее последовательность действий.

Необходимо, чтобы планирование стало вашей второй натурой: возьмите за правило составлять план действий на завтрашний день перед сном. Утром вы уже будете точно знать, с чего начинать, чем продолжить и как закончить.

Принцип 2 .Формулируйте желаемый результат в конкретные цели и задачи

Постановка целей или целеполагание играет одну из важных ролей в распределении времени

Принцип SMARTотличный пример постановки цели

Согласно данному принципу цель должна быть:

конкретной (Specific);
измеримой (Measurable);
достижимой за определенный период (Attainable);
актуальной или истинной – необходимо заранее понять, действительно ли данная задача поможет в достижении цели (Relevant);
ограниченной во времени (Time-bound).

Принцип 4. Расставляйте приоритеты

Своевременно и чётко определить главную цель – это необходимо и правильно. Но главная задача – это двигаться к достижению данной цели, последовательно выполняя текущие задачи разной степени трудности.

Для расстановки приоритетов в ежедневном планировании подойдет простой способ, который называется «Способ АБВГД».(А- самое важное, Б-менее важное, В-задача средней значимости и тд.)

Первое в списке дело следует выполнять первым. Обычно эта задача самая трудоёмкая и сложная. Иногда человек испытывает страх или ленится начинать день с главной задачи, но секрет в том, что именно от её выполнения зависит эффективность вашей текущей деятельности.

Специалист по практическому тайм-менеджменту Брайан Трейси советует решать данный вопрос жестко и однозначно. Его метод называется: «съесть лягушку на завтрак». «Лягушка» — это самое сложное и неприятное дело текущего дня. Вы постоянно переносите его на «послеобеда», на вечер, а то и на завтра.

Ещё один инструмент для эффективной расстановки приоритетов называется «Матрица Эйзенхауэра». Политический и военный деятель, президент США Дуйат Эйзенхауэр был человеком практичным и весьма успешным.

Он придумал разделять все текущие дела на 4 категории:

срочные и важные;
важные, но не срочные;
срочные, но не очень важные;
неважные и несрочные.

Первая категория: срочные и важные — это первостепенные задачи следует выполнять обязательно сегодня и сейчас: их откладывание обязательно создаст ненужные трудности в будущем. Поручать их подчиненным не стоит – это нужно делать самому и немедленно.

По-другому этот сектор матрицы называют «Сектором пожара», находиться в котором долго чревато неблагоприятными последствиями, прежде всего для собственного здоровья.

Вторая категория: важные дела, не являющиеся срочными. Внимание, вот оно — ваше место силы! Это самый эффективный сектор матрицы. Здесь вы спокойны, здесь вы планируете, обдумываете, действуете грамотно и взвешенно, здесь вы занимаетесь по настоящему важным.

Третья категория: срочные и не очень важные дела – они могут отнять много времени, если заниматься ими с самого утра и лично. Именно такие задачи можно перепоручать подчиненным.

Дела из 4-ой категории (несрочное и неважное) можно смело вычеркивать из ежедневного списка.

Принцип 6 .Анализируйте свой опыт и создавайте свои правила тайм-менеджмента

Периодически стоит оглядываться назад и делать прагматичные выводы из своего опыта управления временем. Изучайте свои ошибки и обязательно принимайте меры по их исправлению.Обязательно анализируйте ситуации, в которых вы особенно интенсивно теряли личные ресурсы.Всегда следует оставаться осознанными и со стороны смотреть, что именно происходит с вашей жизнью — в каком направлении и с какой скоростью она движется.

В конце концов, создавайте свои правила по управлению временем, свои фишки. Вся ваша жизнь, ваша деятельность — уникальна

Принцип 7. Планируйте отдых

Оставаться на пике своих психофизиологических возможностей можно только с помощью регулярного восстановления сил.

Нельзя экономить на сне, собственных выходных и общении с друзьями и близкими – это такие же важные факторы эффективного тайм-менеджмента, как планирование и постановка целей.

Итак, мы разобрали самые важные аспекты тайм-менеджмента. Далее следуют на примере разобраться, как же управлять своим временем. Распланируем несколько ваших обычных дней на большой земле для закрепления материала. Сейчас максимально следуйте тем принципам, что излагались ранее, но не забываем создавать свои.

Глеб Архангельский – ведущий российский специалист по вопросам управления временем. (Видео о тайм менеджменте на Youtubeв свободном доступе)

Статья о тайм менеджменте в свободном доступе «http://kakzarabativat.ru/soveti/tajm-menedzhment-kak-vse-uspevat/

Раздаточный материал